Le tableau de bord de l'organisateur donne toutes les informations d'hébergement de l'événement dont ont besoin les organisateurs de réunion pour surveiller la progression de leur groupe et réduire le risque d'attrition. Les organisateurs d'événement peuvent gérer les paramètres du tableau de bord de l'événement et les autorisations, au niveau de la bibliothèque comme de l'événement.
Les utilisateurs peuvent accéder à d'autres événements en cliquant sur l'onglet Mes événements, à gauche sur la page. Il est possible d'appliquer d'autres filtres au tableau de bord de l'événement en sélectionnant un groupe de sous-bloc spécifique dans la liste déroulante Groupe de sous-bloc (le cas échéant).
Les tableaux de bord d'organisateurs sont disponibles en version mobile pour appareils iPhone, Android et Blackberry. L'accès aux données du tableau de bord de l'événement fonctionne de la même manière que sur la version Web intégrale.
IMPORTANT : il est important de comprendre que les contacts de groupes de sous-blocs voient les données relatives au ou aux groupes de sous-blocs auxquels ils sont associés. Les organisateurs de l'événement et les utilisateurs détenteurs de licence voient toutes les données concernant l'événement.
La partie supérieure du tableau de bord comprend des données de base concernant l'événement, parmi lesquelles le nom de l'événement, les dates et les jours avant le début de l'événement.
Site Web de réservation d'hôtel. Affiche une prévisualisation avec un lien vers le site web de l'événement. Cliquer sur le bouton Copier le lien afin de copier l'URL du site web dans votre presse-papiers.
Total du bloc. Bloc actuel. Noter qu'il est filtré par un groupe de sous-bloc (le cas échéant) pour ne représenter que les types de participants du groupe de sous-bloc.
Chambres disponibles. Chambres disponibles pour cet événement.
Chambres sélectionnées. Chambres sélectionnées pour cet événement.
Les réservations peuvent être gérées de différentes façons.
Effectuer une réservation. Affiche une interface pour effectuer de nouvelles réservations pour cet événement. Le cas échéant, sélectionner un groupe de sous-bloc pour lequel vous souhaitez effectuer une réservation. Cliquer sur Retour à l'événement pour retourner à l'affichage du tableau de bord.
Faire/modifier des réservations multiples. Affiche une interface qui permet de modifier les réservations existantes pour cet événement. Le cas échéant, sélectionner un groupe de sous-bloc pour lequel vous souhaitez effectuer une réservation. Cliquer sur Retour à l'événement pour retourner à l'affichage du tableau de bord.
Trouver des réservations. Afficher les réservations par type de chambre et par type de participant. Vous pouvez également rechercher les réservations par numéro de confirmation et par nom de famille. Les résultats peuvent être triés en cliquant sur les en-têtes des colonnes. Pour modifier une réservation, cliquer sur l'icône en forme de crayon. Pour renvoyer un accusé de réception au client, cliquer sur l'icône en forme d'enveloppe. Vous pouvez également obtenir une liste de réservations en cliquant sur le lien Établir un rapport de liste de chambres.
Télécharger la liste des chambres. Soumettre de nouvelles listes de chambres et gérer les listes de chambres existantes. Choisir Sélectionner un fichier pour soumettre une liste.
Nom de liste. Le nom que vous souhaitez donner à la liste. Il peut être différent du nom du fichier.
Les en-têtes de colonnes se trouvent sur le numéro de ligne. Saisir la ligne sur laquelle est affiché l'en-tête de colonne.
Format de date. Sélectionner le format de date que vous avez utilisé dans la liste.
Notes sur la liste de chambres. Fournit des commentaires supplémentaires à remettre à l'organisateur de l'événement.
Notification au client Courriers électroniques. Cocher la case pour inclure tous les clients dans toutes les communications configurées pour eux. Ne pas cocher la case s'ils ne doivent pas recevoir de courrier électronique.
Listes de chambres existantes. Ce tableau affiche les listes de chambres que vous avez téléchargées et leur statut. Cliquer sur le nom de la liste à modifier dans le tableau de bord, si un lien est disponible. Cliquer sur le lien Gérer pour la modifier dans le gestionnaire de listes de chambres. Les deux liens dépendent de vos permissions à modifier les listes de chambres ainsi que du cycle de flux des listes de chambres.
Plusieurs rapports sont disponibles, parmi lesquels un rapport de listes de chambres, un rapport des délégués, un rapport de sélection et de bloc et un rapport sur les détails de voyage. Chaque contenu de rapport dépend du groupe de sous-bloc sélectionné à ce moment (le cas échéant). Pour lancer un rapport, cliquer sur le lien fourni, qui ouvrira une nouvelle fenêtre.
Les alertes peuvent vous être envoyées de façon récurrente ou en fonction des événements que vous avez spécifiés. Lorsque l'on clique sur Alertes d'événement les alertes sont coupées et relancées en cliquant sur l'interrupteur. Pour modifier les critères d'alerte, cliquer sur les chiffres bleus et les régler. Lorsque vous avez fini, cliquez sur Appliquer afin de sauvegarder vos modifications.
Le tableau de réservations quotidiennes affiche la progression des réservations pour chaque date d'inventaire d'un événement.
Vous pouvez choisir parmi trois affichages :
Nombre effectif de chambres (par défaut). Affichages des réservations effectives par jour, sous la forme d'un diagramme.
Affichage du pourcentage. Affiche la sélection en tant que pourcentage du bloc.
Affichage du tableau. Affiche les blocs, les réservations, les disponibilités et les progressions par jour.
CONSEIL : assurez-vous de sélectionner le groupe de sous-bloc à afficher, le cas échéant. Utiliser la liste déroulante pour le type d'hôtel, de chambre et de participant afin de filtrer les résultats. Vous pouvez sélectionner des articles uniques ou multiples pour chaque filtre. Cliquer sur Effacer pour réinitialiser le filtre et afficher tous les hôtels, les chambres et les participants.
Le rythme de réservation affiche le nombre de réservations effectuées au cours de cet événement, depuis la date d'ouverture des réservations jusqu'à la date de début de l'événement. Il permet aussi la comparaison avec le rythme d'autres événements.
Vous pouvez choisir parmi trois affichages :
Diagramme (par défaut). Affiche les réservations nettes effectuées (à l'exclusion des annulations) sur une période, sous forme de diagramme linéaire. Utiliser la case Saisir le nom d'un événement pour afficher et sélectionner jusqu'à deux autres événements à comparer avec l'événement en cours. Si l'événement que vous souhaitez n'est pas affiché, tapez son nom pour le rechercher parmi tous vos événements.
Tableau. Affiche un tableau dans lequel apparaissent les jours avant le début de l'événement et le nombre de réservations effectuées.
Diagramme circulaire. Affiche une décomposition des méthodes de réservation (par ex. par téléphone, par internet, par liste de chambre) pour les réservations effectuées.
CONSEIL : assurez-vous de sélectionner le groupe de sous-bloc adéquat, le cas échéant.
Affiche la liste des 10 dernières réservations effectuées, en commençant par les réservations les plus récentes. Les résultats peuvent être triés en cliquant sur les en-têtes des colonnes. Pour modifier une réservation, cliquer sur l'icône en forme de crayon. Pour renvoyer un accusé de réception au client, cliquer sur l'icône en forme d'enveloppe. Cliquer sur Afficher tout pour passer à un affichage avancé qui vous permettra de filtrer les réservations par type d'hôtel, de chambre et de participant.
Le plan affiche l'emplacement de l'événement et l'hôtel, si plusieurs hôtels sont associés à l'événement. Il affiche également plus de détails sur l'événement et les conditions d'annulation.
Réservations. Affiche une décomposition des réservations, par état/province et pays. L'emplacement provient de l'adresse primaire du client sur la réservation.
Infos sur l'événement. Affiche le nom de l'événement et son emplacement.
Conditions d'annulation. Affiche le niveau des conditions d'annulation pour les participants à l'événement. Si des groupes de sous-bloc sont utilisés, cette liste est filtrée par type de participant dans ces groupes.
Fournit des conseils pour faire progresser vos réservations ainsi que des liens vers le site internet du participant.