Tableau de bord de l'événement : Réservations

L'onglet Réservations permet de gérer les listes de chambres, les réservations et le site Web du sous-bloc.

Demandes de sous-bloc

Les demandes de sous-bloc sont, pour les organisateurs, un moyen facile de savoir le nombre de chambres que chaque groupe de sous-bloc demande pour un événement. Il peut exister de multiples demandes de sous-bloc pour un événement et celles-ci peuvent être modifiées après leur création. S'il existe plusieurs demandes de sous-bloc, elles apparaissent sur le côté gauche de la page. Cliquer sur le lien Plan affiche le contact du groupe de sous-bloc dans tous les hôtels participant à l'événement.

Pour compléter une demande de sous-bloc

Cliquez sur Demande de sous-bloc à gauche de la page.
Lisez les instructions en haut de la page.
Entrez le nombre de chambres par nuit ou par hôtel, en fonction de l'option affichée. Si plusieurs hôtels s'affichent, un inventaire peut être demandé pour chaque hôtel.
Cliquez sur le bouton Suivant.
Lisez les instructions en haut de la page, à gauche.
Complétez la demande en sélectionnant les préférences et en remplissant les champs proposés.
Cliquez sur le bouton Envoyer.

Pour modifier une demande de sous-bloc existante

Cliquez sur Demande de sous-bloc à gauche de la page.
Par défaut, la page affiche la dernière demande. Pour masquer la dernière demande, sélectionnez le lien Masquer la dernière demande.
Un message sous le nom de la demande de sous-bloc indiquera :
- La demande de bloc a été attribuée par l'organisateur d'événement et acceptée par le contact du groupe de sous-bloc.
- Le contact du groupe de sous-bloc a été notifié de l'attribution mais n'a pas encore répondu à l'organisateur d'événement pour l'accepter.
- L'absence de message indique que l'email de notification n'a pas encore été envoyé au contact du groupe de sous-bloc.
Modifiez l'inventaire. Le nombre entré doit être le nombre de chambres totales nécessaires. Par exemple, si l'on a entré 50 auparavant et que le nouveau nombre total de chambres est 55, il faut saisir 55 et non 5.
Cliquez sur les boutons Enregistrer et continuer ou Suivant.
Modifiez les demandes si nécessaire.
Cliquez sur le bouton Envoyer.

Réservations multiples

L'outil Réservation de chambres multiples est un moyen efficace pour les organisateurs de l'événement et les contacts de groupe de sous-bloc de rapidement saisir les réservations groupées dans Passkey. Ce formulaire simple permet de remplir automatiquement les informations par défaut similaires sur toutes les réservations, ou de tirer les données des clients des profils de délégués existants.

Ajouter de nouvelles réservations

Par défaut. Si les mêmes données de réservation doivent être utilisées pour toutes les réservations entrées ou sélectionnées, ajoutez les informations une seule fois sur la ligne par défaut puis cliquez sur Appliquer. Si nécessaire, les données peuvent être mises à jour sur les réservations individuelles en sélectionnant la ou les réservations et en cliquant sur Appliquer. Effacer supprime les informations entrées sur la ligne Par défaut.
Pour entrer ou modifier des réservations manuellement à l'écran, cliquez sur le champ à modifier.
- Si des profils de délégués ont été chargés pour le groupe de sous-bloc, une fonction automatique remplit les champs d'après les correspondances possibles entre les nom et prénom saisis. L'utilisateur peut sélectionner le délégué dans la liste à l'aide de la souris et des flèches haut et bas et en cliquant ensuite sur Entrée.
Si des profils de délégués ont été chargés pour l'événement, sélectionnez Créer depuis le profil de délégué. Commencez à taper le nom du ou des délégués à ajouter. La fonction automatique remplit les informations de délégué correspondantes comme elles ont été saisies dans les champs de nom et prénom.
- Pour sélectionner un client dans la liste des profils de délégués, sélectionnez le client souhaité en cliquant sur son nom. Utilisez les flèches haut et bas du clavier pour vous déplacer dans la liste des profils. Appuyez sur Ajouter.
Ajoutez d'autres dossiers en entrant le nombre nécessaire dans la case en bas de la page et en cliquant sur () .
Afficher les chambres disponibles. Cliquez sur ce lien et sélectionnez le type de participant, l'hôtel et le type de chambre souhaités pour afficher leur disponibilité. Une fois la page ouverte, cliquez sur Actualiser les chambres disponibles pour disposer d'informations à jour.
Cliquez sur Envoyer pour traiter toutes les réservations de la page dans Passkey.
- La progression du traitement des réservations s'affiche au fur et à mesure.
Les erreurs éventuelles sont signalées par un contour rouge autour du champ responsable de l'erreur. Pour afficher le message d'erreur, placez le curseur sur le champ concerné. Corrigez l'erreur et sélectionnez Envoyer pour la traiter.
Pour supprimer les dossiers inutiles, cochez la case à gauche du champ Poste puis cliquez sur le bouton Supprimer en haut de la page. Pour sélectionner tous les dossiers de la page, cochez la case de la ligne Par défaut.

CONSEIL : utilisez la ligne par défaut pour faire des réservations en plus grande quantité. Une fois les informations par défaut appliquées, Passkey crée automatiquement 10 réservations avec les données par défaut. Les réservations supplémentaires doivent être effacées manuellement une par une, ce qui peut demander du temps.

IMPORTANT : revoyez tous les champs et les sélections des listes déroulantes avant d'appliquer les informations par défaut aux réservations. Une fois appliquées, il sera nécessaire de mettre individuellement à jour toute donnée inexacte ou manquante, sur chaque réservation.

Afficher et gérer les réservations

Sélectionnez l'onglet Réservations.
Les réservations confirmées, en liste d'attente et/ou annulées apparaîtront en haut de l'écran.
Les réservations non confirmées apparaîtront en bas de l'écran.
- L'icône indique la présence d'erreurs dans le dossier.
- Déplacer la souris sur le message Non confirmé affiche une fenêtre indiquant les erreurs du dossier.
- Sélectionnez l'icône de modification pour ouvrir le dossier et corriger les erreurs.
- Une fois les erreurs corrigées, partiellement ou en totalité, sélectionnez Appliquer pour traiter à nouveau la ou les réservations.
Il est possible de modifier les dossiers confirmés en sélectionnant l'icône de modification, en entrant les modifications souhaitées puis en sélectionnant Appliquer.
Pour la modification groupée de dossiers confirmés ou non, sélectionnez les dossiers à modifier, entrez les nouvelles données dans les cases en haut de l'écran, dans la ligne Modifications groupées et cliquez sur Appliquer.
Effacer les données supprime les informations entrées sur la ligne Modifications groupées.
Sélectionnez () pour annuler une réservation ou sélectionnez plusieurs dossiers puis cliquez sur Annuler les réservations en haut de l'écran.
Entrez un numéro d'accusé de réception dans la case Trouver des réservations pour rapidement retrouver cette réservation. Cliquez sur la petite flèche pour ouvrir et fermer la fonction de Recherche avancée. Cette fonction permet de trouver toutes les réservations du groupe, quelle que soit la source de la réservation.

Gérer les profils

Les profils de délégués font office de carnet d'adresses afin de réduire les saisies manuelles durant le traitement des réservations. Les informations des profils de délégués peuvent être ajoutées dans la bibliothèque pour tous les groupes de sous-blocs.

IMPORTANT : les groupes de sous-blocs créés directement au niveau événement ne comportent pas l'option des listes de profils de délégués. L'option de profil n'est disponible que pour les groupes de sous-blocs existant dans la bibliothèque.

Ajouter de nouveaux profils – Saisie manuelle

Cliquez sur le lien Gérer les profils, situé en haut du tableau de bord.
Dans la boîte de dialogue, sélectionnez le groupe de sous-bloc concerné.
Cliquez sur le bouton Ajouter nouveau.
Remplissez les informations du délégué (les champs obligatoires sont signalés par un astérisque).
Cliquez sur Ajouter.
Vérifiez que les informations envoyées respectent les politiques de confidentialité de votre pays et sélectionnez OK.

CONSEIL : saisir toutes les informations des délégués au niveau du profil facilite la création des réservations sur le portail Réservation de chambres multiples. Plus le profil contient d'informations sur le contact, moins il sera nécessaire d'en entrer manuellement sur le portail.

Ajouter de nouveaux profils – Importation

Cliquez sur le lien Gérer les profils, situé sous le groupe de sous-bloc concerné.
Cliquez sur Parcourir pour sélectionner la liste de contacts à importer.
Cliquez sur Importer le fichier pour terminer le processus d'importation.
Une fois l'importation terminée, affichez les résultats et cliquez sur OK.

IMPORTANT : il faut utiliser un format spécifique pour l'importation des fichiers. Pour ouvrir le modèle, cliquez sur le lien ce modèle après avoir sélectionné Importer les profils afin de disposer du modèle par défaut. Il est possible de copier et coller les informations d'une autre feuille de calcul au format requis puis de les enregistrer pour les importer. Les champs nom et prénom sont obligatoires tandis que tous les autres champs sont facultatifs.

CONSEIL : le système ne vérifie pas les profils en doublon. Le système crée toujours un dossier de nouveau profil pour chaque profil importé.

Gérer les profils

Cliquez sur le lien Gérer les profils, situé en haut du tableau de bord.
Dans la boîte de dialogue, sélectionnez le groupe de sous-bloc concerné.
Sélectionnez l'icône de modification () pour modifier le profil d'un délégué. Enregistrez les modifications.
Sélectionnez le lien Détails pour revoir les informations du profil.
Sélectionnez le lien Événements pour afficher les événements pour lesquels ce délégué a une réservation.
Pour supprimer un ou des profils, cochez la ou les cases à côté du ou des profils à supprimer et cliquez sur le lien Supprimer les profils cochés puis sur OK.

Listes de chambres

Cette section répertorie les listes de chambres et leur statut. Cliquez sur le bouton Envoyer une nouvelle liste de chambres si votre liste de chambres est prête.

Nom. Affiche chaque liste de chambres téléchargée pour l'événement.
Statut. Affiche le statut de la liste de chambres.
Traité. Indique que la liste a été traitée par l'organisateur d'événement.
Dossiers. Affiche le nombre de réservations sur la liste de chambres.
Premier/dernier téléchargement. Indique la date et l'heure du téléchargement initial ainsi que celles du dernier téléchargement de la liste.
Gérer. Lance une boîte de dialogue présentant les options de gestion de la liste de chambres au format de fichier Excel ou en ligne par le biais du gestionnaire de liste de chambres. Les choix offerts dépendent des autorisations dont dispose l'organisateur.

Demander des modifications des listes de chambres

Les organisateurs de l'événement et les contacts de groupes de sous-blocs disposant d'un accès « demande de modification » peuvent modifier les listes et les envoyer par le biais du tableau de bord en cliquant sur le lien Gérer, près de la liste de chambres concernée.

Retrouver une liste à mettre à jour

Sélectionnez Télécharger la liste de chambres pour la mettre à jour et cliquez sur Suivant.
Suivez les instructions pour télécharger le fichier Excel et l'enregistrer sur votre ordinateur.
Ouvrez le fichier sur votre ordinateur (sans oublier d'activer les macros, opération dont les détails se trouvent dans l'onglet Instructions du manuel).
Modifiez les réservations et cliquez sur Enregistrer les modifications pour les enregistrer sur votre ordinateur.

Demander la mise à jour d'une liste

Cliquez sur le lien Gérer près de la liste à mettre à jour.
Sélectionnez Déposer la liste après sa mise à jour, cliquez sur Suivant et suivez les instructions pour télécharger les modifications.
Vous recevrez un email une fois les modifications approuvées.

IMPORTANT : après avoir téléchargé le fichier Excel, retournez toujours au tableau de bord pour récupérer le dernier fichier avant de procéder à d'autres mises à jour. Vous avez ainsi la garantie de travailler sur les réservations à jour les plus récentes.

Modifier directement les listes de chambres

Les organisateurs disposant d'un droit d'accès « direct » peuvent effectuer des modifications en ligne dans le gestionnaire de liste de chambres ou sur les fichiers Excel communiquant directement avec Passkey.

Gérer une liste en ligne

Sélectionnez Gérer la liste de chambres en ligne et cliquez sur Suivant.
Effectuez directement les modifications de la liste de chambres dans le gestionnaire de liste de chambres.

Mises à jour de la liste dans Excel

Sélectionnez Télécharger la liste de chambres et la mettre à jour dans Excel et cliquez sur Suivant.
Suivez les instructions pour télécharger le fichier Excel et l'enregistrer sur votre ordinateur.
Ouvrez le fichier sur votre ordinateur (sans oublier d'activer les macros, opération dont les détails se trouvent dans l'onglet Instructions du manuel).
Utilisez vos nom et mot de passe de connexion pour vous connecter à Passkey.
Modifiez les réservations et cliquez sur Envoyer les modifications pour les envoyer au système.
Enregistrez les modifications et fermez le fichier lorsque vous avez terminé.

IMPORTANT : après avoir modifié les réservations directement sur le fichier Excel, retournez toujours au tableau de bord pour récupérer le dernier fichier avant de procéder à d'autres mises à jour. Vous avez ainsi la garantie de travailler sur les réservations à jour les plus récentes.

Site Web

La page du site Web permet aux organisateurs, organisateurs de l'événement et contacts de groupes de sous-blocs (s'ils disposent du droit d'accès), de gérer des marques et des messages spécifiques pour le site Web de leurs participants. L'organisateur d'événement gère les droits d'accès à cette page pour l'afficher et/ou y effectuer des modifications.

Pour afficher un aperçu du site Web des participants au fur et à mesure des modifications apportées, cliquez sur l'icône en forme de flèche dans l'en-tête du site Web.

Type de participant. Affiche tous les types de participants pour lesquels l'utilisateur dispose d'un droit d'affichage. Il faut sélectionner un type de participant.
Logo. Sélectionnez Changer de logo pour télécharger un logo personnalisé sur le site Web du participant, pour le type de participant sélectionné. Si aucun logo n'existe pour l'événement, sélectionnez Ajouter un logo pour commencer depuis le début.
Photos du site Web. Sélectionnez Changer de photo pour changer une ou plusieurs photos sur le site Web du participant. Si des photos existent pour l'événement, elles seront écrasées sur le site Web du participant Si l'organisateur d'événement n'a pas ajouté d'images de l'événement, sélectionnez Ajouter une photo pour télécharger une nouvelle photo.
Message de bienvenue. Affiche pour commencer le message de bienvenue de l'événement. Sélectionnez l'icône de modification () pour personnaliser le message. Si des paramètres régionaux multiples (langues) sont utilisés pour l'événement, sélectionnez l'icône en forme de globe () pour ouvrir la zone de traduction et entrer le message dans d'autres langues.
URL et aperçu du site Web. Affiche les URL renvoyant au site Web du participant, spécifique au type de participant sélectionné en haut de la page. Sélectionnez l'icône du presse-papiers () pour copier l'URL sur le presse-papiers, où il sera disponible pour le coller sur un email ou une autre application. L'icône d'intégration () fournit des instructions pour intégrer la page de disponibilité de l'hôtel sur votre site Facebook d'événement/fans.

Trouver des réservations

L'écran Trouver des réservations permet d'exécuter des recherches de réservation simples ou avancées ainsi que de voir et gérer les résultats de la recherche. La recherche s'effectue sur toutes les réservations de l'événement ou du groupe de sous-bloc, en fonction du niveau d'accès de l'utilisateur.

Rechercher une réservation :

Entrez le numéro d'accusé de réception de Passkey ou le numéro de confirmation de l'hôtel dans la barre de recherche. Cliquez sur Entrée.
Si vous ne connaissez pas le numéro d'accusé de réception ou le numéro de confirmation de l'hôtel, ouvrez la boîte de recherche avancée en sélectionnant
- Entrez les informations que vous connaissez sur la réservation et sélectionnez Recherche.

Afficher les réservations

Après une recherche de réservation, toutes les réservations correspondant aux critères de recherche utilisés seront affichées. Cliquez sur l'un des en-têtes pour réordonner la liste, en ordre croissant ou décroissant.

Nº acc. réc.. Numéro d'accusé de réception de Passkey affecté à la réservation.
- Cliquer sur le numéro d'accusé de réception renvoie l'utilisateur à l'onglet Réservations. Là, il peut voir, modifier ou annuler la réservation.
Rés. Statut de la réservation. Les options sont Act. (active), Mod. (modifiée), Ann. (annulée) et En attente (une ou plusieurs nuits sont en liste d'attente).
Nom et société. Le nom et la société tels qu'ils ont été saisis sur la réservation.
Occ. Statut d'occupation individuelle répertorié. Les options sont Act. (active), Mod. (modifiée), Ann. (annulée).
Adresse. L'adresse telle qu'elle a été saisie sur la réservation.
Hôtel. L'hôtel et les dates de séjour réservés sur la réservation.
Action.
- afficher le récapitulatif de la réservation ouvre une fenêtre affichant les informations du récapitulatif de la réservation.
- renvoyer l'accusé de réception envoie un accusé de réception par courrier électronique à l'adresse ou aux adresses électroniques indiquées sur la réservation.
- imprimer l'accusé de réception ouvre une version PDF de l'accusé de réception, qui peut ensuite être postée ou faxée manuellement au client.